Contexte

Dans le cadre d’un souhait du service DDNT de Bordeaux Métropole de se doter d’un outil de Reporting projet pour les chefs de service et le directeur, cette démarche se base sur un socle de spécificités actées collectivement :

• Un outil dédié au reporting projet et au suivi des arbitrages
• Tous les projets et missions doivent être renseignés dans l’outil
• Ce sont les managers qui sont responsables du suivi des infos saisies

Temps d’exploration

La DDNT comporte des services indépendants qui ont leur propre manière de travailler et de fonctionner dans leurs activités. Avec le souhait de la direction de proposer une solution adaptée au reporting projet pour tous, l’objectif de ce premier temps est de comprendre comment chaque chef de service suit ses activités au sein de son service et comment fait-il remonter des informations au directeur. Un entretien est réalisé avec chaque chef de service dans le but de présenter l’outil de son service. Le but est de collecter des informations sur son utilisation, les fonctionnalités clés, les actions récurrentes, les bénéfices et les limites de cet outil. Comprendre le fonctionnement des services nous permet d’identifier de premières fonctionnalités et idées intéressantes à challenger.

Identification des indicateurs minimum d’une fiche projet

La fiche projet est une fonctionnalité jugée essentielle par la direction pour le suivi de projet et la prise de décision. Dans cette perspective, nous avons travaillé sur le contenu de cette fiche afin d’identifier les indicateurs les plus importants.

Identification des cas d’usages

Grâce au travail des ateliers précédent, nous avons pu identifier des fonctionnalités. L’objectif est de les compléter en identifiant des cas d’usage concrets du quotidien des chefs de service et du directeur. Identifier ces cas d’usages concrets va nous permettre de compléter nos avancées précédentes et de nous aider à prioriser ce qui est important pour l’outil futur.

Définition et nécessité fonctionnelle pour chaque cas d’usage

Une fois les cas d’usages émergés et catégorisés, l’objectif est de prioriser ceux qui sont les plus importants aux yeux des utilisateurs finaux : les chefs de services et le directeur. Cela nous permet notamment pour le cahier des charges fonctionnel d’émettre un ordre de priorité. Pour ce faire, chaque membre de l’atelier dispose de deux votes. Une fois les votes effectués, certains cas d’usages sont priorisés.

Qu’avons-nous atteint grâce à cette démarche ?